Цифровые решения для HR: как эффективно управлять удаленной командой и не терять связь с сотрудниками

Удалённый и гибридный формат работы для руководителей и сотрудников - это уже привычная норма, однако очень часто и те и другие сталкиваются с некоторыми проблемами взаимодействия. К примеру, руководители говорят о снижении уровня лояльности и вовлеченности сотрудников, потерю в скорости работы и эффективности коммуникаций. Иногда сотрудник вовсе «выпадает» из поля зрения руководителя, в особенности, это касается, «зумеров», которые нуждаются в регулярной и чёткой обратной связи.

Сотрудники часто жалуются на размытые границы между работой и личной жизнью, иногда чувство изоляции и потерю коммуникации с коллегами. В особенности - это сотрудники более старшего поколения, для которых «живое» общение привычнее, чем коммуникация через чаты, социальные сети и видеозвонки. Данная проблематика напрямую будет влиять на результаты работы команд, и стратегию управления персоналом компании.

Для решения подобных задач руководителям и HR службе компании необходимо уделить внимание таким аспектам, как формирование качественной стратегии управления персоналом. Такая стратегия в дальнейшем сформирует в компании культуру взаимодействия и внутренней коммуникации. Немаловажно проработать над методами эффективной коммуникации внутри команд, формировать у сотрудников фокус на «Deep Work», в особенности, когда ведётся работа над сложными и важными проектами и задачами. Важно внедрять инструменты чёткого контроля и измерения показателей продуктивности, целеполагание и управление задачами.

Как же помочь сотрудникам адаптироваться к удаленному режиму работы?

Одной из ключевых особенностей формата удалённой работы сотрудники называют изоляцию и как следствие выгорание. Снизить риски демотивации сотрудников «удаленщиков» безусловно помогут методики Work-life balance: разработка рекомендаций и политик по «отключению» от работы. Создание атмосферы, где сотрудник может открыто говорить о своих трудностях и эмоциональном состоянии, а также программы well-being: интеграция заботы о ментальном и физическом здоровье в HR-стратегию.

Многие компании успешно внедрили и продолжают развивать эффективные HR-стратегии для удалённой работы. Особенно выделяются те, для кого формат «remote-first» (удаленка в приоритете) стал частью корпоративной ДНК задолго до пандемии и перехода в удалённый режим.

GitLab

Компания GitLab — пример зарубежной компании и ключевой стратегии по работе с «удалёнными» сотрудниками. Разработчик платформы DevOps, является одним из самых известных примеров с тысячами сотрудников по всему миру. Сотрудники работают полностью удалённо, используя асинхронные коммуникации для преодоления часовых поясов, полагаясь на прозрачность информации и децентрализацию.

Ключевая стратегия: Максимальная прозрачность и документация

• «Handbook-first» подход: Вся информация о процессах, политиках, целях и даже неформальных правилах задокументирована в публичном онлайн-справочнике. Это обеспечивает единую базу знаний для всех сотрудников независимо от страны и часового пояса.
• Асинхронная коммуникация: Акцент делается на асинхронном общении (письменном), чтобы не привязывать людей к онлайн-встречам. Встречи используются только тогда, когда это действительно необходимо.
• Культура результатов: Оценка сотрудников происходит исключительно по результатам работы (KPI), а не по отработанным часам или присутствию онлайн.

В России многие крупные компании, особенно в IT-секторе и финансовой сфере, успешно внедрили и адаптировали HR-стратегии для удаленной и гибридной работы.

Вот несколько примеров российских компаний и их ключевых подходов:

Яндекс

«Яндекс» стал одним из пионеров гибридного формата в России, разработав комплексную стратегию в период пандемии.

Ключевая стратегия: Гибридная модель и гибкость.

• «Яндекс.Коннект» и внутренние сервисы: Компания активно использует собственные разработки для коммуникаций, управления проектами и совместной работы (Яндекс.Трекер, ЯМессенджер).
• Переосмысление офиса: Офисы превратились в хабы для командной работы, встреч и социального взаимодействия, а не места для индивидуальной «тихой» работы.
• Well-being программы: Акцент на поддержании ментального здоровья и предотвращении выгорания, с доступом к психологам и спортивным программам.

ВкусВилл

Сеть продуктовых магазинов «ВкусВилл» использует онлайн-образование и гибкость для управления большим количеством сотрудников, в том числе и на удаленке.

Ключевая стратегия: Доверие и онлайн-обучение.

• Платформа iSpring Learn: Использование систем онлайн-обучения для быстрого онбординга и доступа к образовательным материалам для сотрудников разных профессий, работающих удалённо или в разных точках.
• Культура открытости: Децентрализованный подход к управлению, который подразумевает высокое доверие к сотрудникам и их самостоятельности.

Пример таких компаний показывает, что успех в удаленном формате зависит от цифровой зрелости, четкой постановки целей, прозрачной коммуникации и, что самое важное, культуры доверия к сотрудникам.

Для выстраивания эффективной HR-стратегии в режиме удаленной работы необходим комплексный набор инструментов автоматизации процессов, охватывающий коммуникации, управление задачами, контроль продуктивности и благополучие сотрудников.

1. Инструменты для коммуникации

— это основа удалённой работы. Они должны обеспечивать как оперативное синхронное общение, так и структурированное асинхронное взаимодействие.

Корпоративные мессенджеры и платформы для видеоконференций:

• VK Teams, МТС Линк, Контур.Толк, и Bitrix24, Яндекс Телемост Необходимы для планёрок, 1:1 встреч, вебинаров и поддержания «эффекта присутствия».

Внутренние порталы и базы знаний (Асинхронное информирование):

• Корпоративный портал Битрикс24, Directum Portal, Mirapolis Portal
• Базы знаний для хранения документации, политик, инструкций, НПА что критически важно для работы в распределённых командах.

2. Инструменты для управления задачами и проектами

— помогают HR, руководителям контролировать, над какими задачами работает сотрудник, и оценивать эффективность по результатам работы, а не по фактическому времени.

Таск-трекеры и Project Management Systems:

• Яндекс.Трекер, Kaiten, Битрикс24 Используются для планирования задач и спринтов, отслеживания прогресса выполнения, контроля дедлайнов и распределения нагрузки сотрудников.

Системы целеполагания (OKR/KPI):

• 1C:Зарплата и управление персоналом, 1С:Управление по целям и KPI, Mirapolis LMS, Битрикс24 Специализированные платформы, которые помогают структурировать цели компании и декомпозировать до уровня каждого сотрудника с постановкой конкретных задач, отслеживая их выполнение.

3. Инструменты для HR-процессов и вовлеченности

— эти инструменты автоматизируют рутинные задачи и помогают руководителям и HR поддерживать принципы корпоративной культуры и заботиться о благополучии сотрудников на расстоянии.

Системы онбординга и адаптации:

• TalentTech, Битрикс24 Enterprise HRM Платформы с готовыми программами по адаптации новичков, базами знаний, чек-листами, видеоуроками, опросами и автоматическим сбором обратной связи от сотрудников.

Платформы для опросов и сбора обратной связи:

• Mirapolis, Битрикс24 Enterprise HRM: Помогают проводить пульс-опросы измерить уровень выгорания, вовлеченность, удовлетворённости персонала и оперативно реагировать руководителю и HR на проблемы в команде.

HRM-системы (Комплексные решения):

• 1C:Зарплата и управление персоналом, Битрикс24 (модули HR): Объединяют учёт кадров, расчёт заработной платы, обучение и развитие сотрудников, мотивацию и HR аналитику.

Инструменты КЭДО, используемые совместно с комплексными HRM решениями, предоставляет значительные преимущества как для сотрудников, так и для HR и кадровых служб, автоматизируя кадровое и бухгалтерское взаимодействие.

4. Инструменты для контроля времени и мониторинга

Используются компаниями для контроля и учета рабочего времени, план-фактного анализа затрат рабочего времени сотрудников, контроля сроков исполнения по задачам.

Системы учета рабочего времени (Time Trackers):

• 1С:Документооборот, Яндекс Трекер, СБИС (модуль учета рабочего времени) решения помогают фиксировать время, затраченное на конкретные задачи и проекты.

5. Инструменты для Well-being (Благополучия)

Помогают заботиться о ментальном и физическом здоровье удалённых команд.

Сервисы онлайн-психотерапии и поддержки:

• К примеру, сервис «Ясно» предоставляют подписку или сессии с психологами.

Приложения для медитации и фитнеса:

• Fitmost (российский агрегатор): Предоставление доступа к сервисам для снятия стресса и поддержания физической активности.

Таким образом успешная стратегия удалённой работы использует не один конкретный инструмент, а их комбинацию, которая соответствует корпоративной культуре и бизнес-задачам. Фундаментом здесь всегда будут прозрачность коммуникаций и ориентация на результат. Важно не потеряться в многообразии инструментов, не уйти в «автоматизацию ради автоматизации», а подобрать оптимальный комплекс бизнес-решений, которые помогут компании и HR-службе грамотно и профессионально реализовать стратегию управления персоналом в различных условиях взаимодействия с сотрудниками компании. Одним из критериев успеха внедрения и автоматизации таких процессов является команда, которая поможет разобраться в многообразии продуктов на рынке, помочь сделать правильный выбор, учитывая специфику деятельности компании и её цели.

Компания «Мобиус Технологии» более 12 лет успешно помогает своим клиентам решать задачи в различных сферах от проектирования инфраструктуры и консалтинга до сервисного обслуживания, внедрения бизнес-решений и кибербезопасности. Одним из ключевых направлений экспертизы является - проектирование архитектуры, бизнес-консалтинг и внедрение бизнес-решений. Мы внедряем и сопровождаем системы класса ERP и HRM в крупном корпоративном сегменте, помогаем оптимизировать процессы, с учётом параметров вашего бизнеса. Мы активно поддерживаем сотрудничество с российскими вендорами и предлагаем нашим клиентам комплексные решения для обеспечения цифровой устойчивости, в условиях ухода западных поставщиков, а значит всегда поможем разобраться и подобрать необходимое технологическое решение для вашего бизнеса.